Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство - человек или технология?

 

"Если технология меняется почти каждый день, нет смысла нанимать человека потому, что он обладает специфическим набором профессиональных навыков - все равно эти навыки скоро устареют. Вам нужно стараться принимать на работу людей, которые обладают широкими универсальными способностями к решению проблем, каким бы трудным это ни оказалось."

                                                                   Уильям Паундстоун, американский                                                                           журналист, комментатор, писатель.

    «Как сдвинуть гору Фудзи.                                                                                   Подходы ведущих мировых компаний к поиску талантов.»

 

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров и обеспечению мер по охране труда.

Ведение кадрового делопроизводства для предприятий авиатранспортной отрасли -  всегда сложно формализованный и рутинный процесс, который регламентируется не только трудовым законодательством, но также и авиационным. Система кадрового документооборота и система делопроизводства на авиационных предприятиях напрямую влияет на безопасность полетов.

Эффективная система кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только правильно документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

В частности, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений.

 

Состояние кадрового делопроизводства компании – это отражение эффективности системы управления персоналом и всей компанией, а также ее корпоративных принципов. 

   При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу дела.

 

Наши консультанты решают следующие задачи в области кадрового делопроизводства:

1. Постановка системы кадрового делопроизводства, разработка и формирование
   кадровой документации

2. Аудит действующего делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов
   с выработкой рекомендаций

3. Постановка системы кадрового делопроизводства, разработка и формирование кадровой

       документации.
Наши консультанты помогут Вам:

• Выбрать оптимальную систему кадрового делопроизводства

• Разработать Положение о кадровом делопроизводстве и документообороте

• Разработать внутренние нормативные кадровые документы в соответствии с действующим
  трудовым и авиационным законодательствами, а также в соответствии со стандартами ISO

• Создать службу управления документооборотом компании (разработать положение службы,
  должностные инструкции сотрудников службы, инструкцию по делопроизводству, альбом
  типовых унифицированных форм документов и т.д.)

​

Аудит кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов

Основная цель аудита – оценка состояния кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов Компании, содержащих нормы трудового права и регламентирующих работу с персоналом, выявление нарушений в оформлении, хранении и систематизации кадровой документации и подготовка рекомендаций по дальнейшей работе кадровой службы Компании.

 

Что Компания получает в результате проведения аудита?

• Проверку наличия всех документов, требуемых по трудовому законодательству.  
• Проверку соответствия оформления документов требованиям и защиты интересов работодателя. 
• Проверку внутренних локальных нормативных актов, предоставленных для аудита. 
• Проверку кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства. 
• Проверку соответствия документов требованиям архивного законодательства. 
• Ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения. 
• Оценка рисков по каждому нарушению на возможность трудового конфликта или последствий инспекторской проверки. 
• Рекомендации по исправлению (даются на каждое указанное нарушение). 
• Расстановка приоритетов по дальнейшим работам. 
• Перечень всех документов со ссылками на статьи нормативных актов, требуемых для ведения в компании. 
• Краткая оценка ситуации в компании по ведению кадровых документов на определенный момент времени.

 

Виды аудита

В зависимости от объема задач, преследуемых при проведении аудита, существует 2 вида услуг по аудиту кадрового делопроизводства: “Стандартный аудит” и “Расширенный аудит”.

 

Стандартный аудит предполагает проведение аудита кадрового делопроизводства и экспертизу локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права с предоставлением экспертного заключения с рекомендациями по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровых документах. 

Стандартный аудит включает следующие работы:

1. сверка наличия обязательных в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ документов;

2. формирование Таблицы сверки обязательных документов с указанием отсутствующих документов, документов, требующих внесения изменений и дополнений и документов, не нуждающихся в корректировке;

3. проведение аудита кадровой документации на предмет соответствия требованиям трудового законодательства Российской Федерации:

- оценка правильности оформления кадровой документации, наличие которых обязательно в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации; 

- оценка соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов Компании; 

- оценка правильности оформления всех остальных кадровых документов и экспертиза локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.   

Расширенный аудит предполагает проведение аудита кадрового делопроизводства и экспертизу локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права с предоставлением экспертного заключения с рекомендациями по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровых документах. Позволяет руководству сформировать представление о состоянии кадрового делопроизводства в соответствии со стандартами качества, а так же корпоративными нормами Компании, и устранить тенденцию к повторению возникновения несоответствий.

 

Расширенный аудит включает в себя те же работы, что и «Стандартный аудит», а также:

1. анализ причин выявленных несоответствий и выработку рекомендаций по устранению данных причин;

2. формирование перечня неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть в случае неустранения выявленных нарушений;

3. подготовка шаблонов типовых документов, относящихся к кадровому делопроизводству, и инструкции по ведению кадрового делопроизводства, адаптированной под специфику Компании.

Этапы работы

1. Согласование целей и задач аудита с руководством Компании

2. Согласование условий Договора и его подписание

3. Согласование календарного плана работ по проведению аудита и выделение ответственных лиц Заказчика за взаимодействие с Исполнителем

4. Проведение аудита и выработка рекомендаций

5. Прием результата работ, проведение презентации Заказчику отчета о проведенном аудите и согласование результатов выполненных работ.

Результаты проведенного аудита оформляются в Отчет о проведенном аудите с рекомендациями.  Отчет представляет собой экспертное заключение, включающее в себя: перечень выявленных нарушений в комплектности, оформлении, хранении и систематизации кадровых документов с указанием всех обнаруженных ошибок и нарушений по каждому работнику; рекомендаций по исправлению всех обнаруженных ошибок, устранению нарушений в кадровом делопроизводстве и его восстановлению и дальнейшей организации работы кадровой службы; оценку соответствия всех локальных нормативных актов требованиям трудового законодательства Российской Федерации и кадровой политики Компании и рекомендации по внесению изменений; перечень неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть в случае неустранения выявленных нарушений (размер штрафа по каждому нарушению, приблизительная сумма иска в случае обращения работника в суд).   При расширенном аудите: инструкция по кадрового делопроизводству шаблоны недостающих нормативных документов анализ причин выявленных несоответствий, выработку рекомендаций по устранению данных причин